Als er iets irritant is? "Dat je in je werkzaamheden wordt tegengehouden door je IT-omgeving", zegt Geert Mulders, directeur/bestuurder van Portvolio. Voor Portvolio een reden om de stap te zetten van een verouderde remote desktop omgeving naar Microsoft 365, aangevuld met de platinum dienstverlening van Ratho.
Volgens de Wet op passend onderwijs moeten alle leerlingen een plek krijgen op een school die past bij hun kwaliteiten en hun mogelijkheden. In de regio Tilburg is het samenwerkingsverband Portvolio verantwoordelijk voor een passende onderwijsplaats voor ruim 17.000 leerlingen. De leerlingen krijgen les op een van de 25 aangesloten scholen voor voortgezet (speciaal) onderwijs.
Die verantwoordelijkheid draagt Portvolio niet alleen. Daar komt veel overleg en samenwerking bij kijken, bijvoorbeeld tussen de scholen, schoolbesturen en een team van adviseurs. Of met de collega’s van Track013, de bovenschoolse voorziening van Portvolio voor jongeren van 12 tot 18 jaar die zich vaak in een crisissituatie bevinden waarvoor school niet direct een oplossing heeft. “Dan is het wel fijn als je op afstand in documentstructuren kunt samenwerken", zegt Mulders.
Verouderde omgeving
Binnen de remote desktop omgeving die Portvolio tot 2022 in gebruik had, waren de mogelijkheden voor samenwerking helaas onvoldoende aanwezig. Zo konden de 35 medewerkers wel gebruikmaken van Microsoft Outlook maar niet van Microsoft Teams, dat wel aanwezig is binnen Microsoft 365 en juist is bedoeld voor samenwerking. En omdat medewerkers lokaal werkten op zowel laptops als desktops, stonden gegevens verspreid over meerdere apparaten en was informatie niet altijd overal beschikbaar. “Het is dan wel belangrijk dat je een ICT-partner hebt die snel kan schakelen en de ICT-omgevingen van de verschillende labels met elkaar kan integreren”, vervolgt de algemeen directeur. Zo’n integratie zorgt onder andere voor een kostenbesparing en efficiëntere bedrijfsprocessen. “We wilden daarom voor alle labels één leverancier hebben voor ICT.”
Beveiliging
De beveiliging van gegevens was volgens Mulders een ‘achilleshiel’. “We werken met persoonsgegevens van leerlingen. Vaak zijn dat medische gegevens die onder AVG worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens, onze accountant en de functionaris gegevensbescherming stellen hoge eisen aan de bescherming van die gegevens.” Aan die hoge eisen kon Portvolio niet altijd tegemoetkomen. “We maakten bijvoorbeeld geen gebruik van multifactorauthenticatie. Inloggen ging gewoon met gebruikersnaam en wachtwoord. Ook kwam het voor dat rapportages of toetsen van leerlingen op de printer bleven liggen.”
“De remote desktop omgeving was ook gewoon verouderd. Het werkte allemaal niet goed meer en de verbindingen lagen er vaak uit waardoor de continuïteit niet was gegarandeerd. Terwijl IT altijd beschikbaar moet zijn, net als water uit de kraan. Een jong team verwacht bovendien dat het mogelijk is om documenten te delen, samen te werken in Teams en even snel een enquête uit te sturen met behulp van Microsoft Forms. Alles wat komt kijken bij ‘het nieuwe werken’.”
Naar een platinum dienstverlening
“Het was tijd om een volgende stap te zetten”, concludeert de directeur/bestuurder. En wel naar de cloud. “Uit een enquête onder werknemers bleek dat er vooral behoefte is aan mogelijkheden om samen te werken, bijvoorbeeld in documenten. De stap naar Microsoft 365 ligt dan voor de hand.”
Na een request for proposal kwam Ratho naar voren als beste partner voor de implementatie van Microsoft 365 in combinatie met Teams. Aanvullend neemt Portvolio de platinum dienstverlening van Ratho af. Als onderdeel van die dienstverlening biedt Ratho onder andere werkplekbeheer, netwerkbeheer, securityawarenesstrainingen, kwetsbaarhedenscans, een jaarlijkse cybersecurityscan en systeembeheer op locatie. Ook voorziet de ICT-dienstverlener in centraal beheerde e-mailhandtekeningen voor Microsoft 365 en in een oplossing voor veilig printen.
“Richting de toezichthouder moeten we met enige frequentie rapporteren over de veiligheid van onze systemen en ook onze accountant toetst onze infrastructuur op veiligheid. De platinum dienstverlening van Ratho biedt die rapportages, en de tools die nodig zijn om de veiligheid te toetsen”, aldus Mulders. “Met phishingtrainingen worden medewerkers een stukje awareness bijgebracht. Dat vinden ze soms saai, totdat ze zelf een fake mailtje openen en erachter komen hoe bedrieglijk echt een phishingmail eruit kan zien.”
Positieve ervaringen
De overstap naar Microsoft 365 was volgens Mulders minder groot dan verwacht. “Portvolio maakte al gebruik van Outlook, en daarmee ook van Microsoft 365 zonder dat de medewerkers dit in de gaten hadden. Aryon Hooijmaijers van Ratho had bovendien maar één sessie nodig om in jip-en-janneketaal uit te leggen hoe we met Microsoft 365 moeten werken. Hij komt uit het onderwijs en snapt hoe je bij een organisatie als Portvolio een boodschap overbrengt.”
De eerste ervaringen met de nieuwe omgeving zijn positief. Op het gebied van informatiebeveiliging heeft Portvolio grote stappen gezet. Zo loggen alle medewerkers nu in met gebruikersnaam, wachtwoord en een tweede factor zoals een sms-code of via een app op de mobiele telefoon. Door het gebruik van wachtwoordkluizen zijn rondslingerende briefjes met wachtwoorden verleden tijd. En een printopdracht wordt pas uitgevoerd als de opdrachtgever in de buurt van de printer is en de opdracht vrijgeeft op zijn mobiele telefoon.
“Er wordt nu ook veel meer samengewerkt in gedeelde documenten”, stelt Mulders vast. “Dat was in het begin nog wel spannend. ‘Maar wat als iemand iets verwijdert?’ Dat kan gebeuren, maar met versiebeheer kun je zelf heel veel weer herstellen. Voorheen moest je dan een back-up terug laten zetten, waardoor je ook de data van na de laatste back-up kwijt was. We zien sowieso dat het aantal calls naar de helpdesk sterk is gedaald, naar slechts vijf of zes per maand. Dat is voor mij het bewijs dat medewerkers minder worden gestoord in hun dagelijkse werkzaamheden."
"We hebben nu gewoon een goed enstabiel draaiend systeem".
Geert Mulders - algemeen directeur Portvolio
Meer weten over Microsoft 365, Teams en de platinum dienstverlening van Ratho? Neem dan contact op met Ratho via [Cas van der Steen.
Cas is onze accountmanager. Met zijn jarenlange ervaring op onze helpdesk kan hij eenvoudig de vertaalslag maken in wat technisch én commercieel mogelijk en haalbaar is.