Heldere communicatie en daadwerkelijk meedenken voor Kinderopvangorganisatie De Kleine Wereld
"In principe moet er gebeuren wat de klant wil", aldus Spaan, die vertelt dat hij soms tegen het advies van Ratho ingaat. "Thomas geeft dan duidelijk aan hoe hij erover denkt, maar levert uiteindelijk wel een dienst of oplossing die aansluit bij mijn wensen." Spaan, zelf allesbehalve een leek op het gebied van ICT, waardeert de heldere communicatie en feit dat Ratho daadwerkelijk meedenkt. "Thomas geeft duidelijk het gevoel dat Ratho echt kwaliteit wil leveren en niet zo snel mogelijk zijn producten wil afzetten."
Edwin Spaan, directeur van kinderopvangorganisatie De Kleine Wereld
Geschiedenis en Kennismaking
De kennismaking met kinderopvangorganisatie De Kleine Wereld is voortgekomen naar aanleiding van onze werkzaamheden voor een andere tevreden opdrachtgever.
Toen De Kleine Wereld een nieuwe locatie ging opstarten bij een basisschool in het pand waar Ratho reeds het IT beheer verzorgde, werd aan de directeur de vraag gesteld of hij wellicht een goede partij voor het IT beheer wist; de rest is geschiedenis.
Inmiddels werken wij alweer heel wat jaren samen en ondersteunen de organisatie, die zelf ook is gegroeid en uit meerdere locaties bestaat, in zijn geheel bij het gebruik van ICT, hun website en telefonie.
De Vraagstelling
Initieel was de wens vanuit de organisatie om een laagdrempelige oplossing, waarbij de diverse locaties voorzien werden van computerapparatuur en een internetverbinding. Door de jaren heen hebben de ontwikkelingen binnen de kinderopvang echter ook niet stilgestaan en langzaam maar zeker is de vraagstelling vanuit de organisatie hier ook op aangepast.
De Oplossing
Waar dus de oplossing in het begin een aantal simpele werkplekken betrof, is dit gaanderweg vervangen door een centrale oplossing die vanuit ons datacenter bij Interconnect gehost werd. Echter is de beslissing genomen om compleet van het bezit van eigen centrale serverhardware en licenties af te stappen, en over te stappen naar een door ons gehoste serveromgeving in combinatie met het huren van de benodigde licenties. Het dagelijks beheer is hierbij compleet afgekocht (met Totaal Beheer) en onze service- en helpdesk ondersteund de medewerkers bij hun dagelijkse vragen.
De Toekomst
De gedegen oplossing die nu gerealiseerd is op basis van gehuurde capaciteit binnen ons servercluster, zorgt voor optimale flexibiliteit bij het inzetten van IT oplossingen; er wordt enkel betaald voor wat er gebruikt wordt.
Nieuwe ontwikkelingen, zoals het inzetten van tablets en digi-borden, kunnen dus prima ingezet worden zodra deze van meerwaarde zijn voor de bedrijfsvoering binnen de kinderopvang.
De gekozen oplossing is voor de verdere groei van de organisatie eveneens een perfecte keuze omdat we optimaal kunnen schalen in de toegewezen capaciteit en aantal gebruikers binnen onze eigen servercluster.
Oplossing
De Kleine Wereld neemt Totaal Beheer bij ons af, waarbij gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om de complete serveromgeving, de benodigde licenties én het beheer voor een vast bedrag in de maand af te nemen. Hierbij is het dus niet meer nodig om investeringen in serverhardware of softwarelicenties te doen. Daarnaast hebben wij de website ontwikkeling verzorgd alsmede inmiddels ook de telefonie via VoIP.
Totaal Beheer
Het Totaal Beheer is ons beheerconcept waarmee voor een vast bedrag per maand het complete IT beheer aan ons uitbesteed wordt. Ook wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ook de complete infrastructuur, zowel hardware op locatie als servers binnen het datacenter en bijbehorende licenties, als onderdeel dit beheerconcept af te nemen. Dit alles voor een vast bedrag per maand waarmee de complete IT infrastructuur gemakkelijk te budgetteren is en geen ongewenste verrassingen meer oplevert.
Het grootste voordeel wat hiermee behaald wordt, zit hem niet alleen in de voorspelbaarheid van de kosten, maar juist ook in de flexibiliteit waarmee IT nu toegepast kan worden binnen de organisatie. Een van de eigenschappen van deze opzet is namelijk dat er maandelijkse zowel naar boven, als naar beneden geschaalt kan worden. Met name ook voor organisaties die te maken hebben met sterke seizoensinvloeden is dit een zeer aantrekkelijke vorm van het uitbesteden van de IT; de kosten zijn er enkel wanneer ook daadwerkelijk mensen aan het werk zijn en dus er ook inkomsten tegenover staan.
Digitale telefonie via VoIP
Met behulp van digitale telefonie via VoIP bespaart u niet alleen maandelijkse kosten, maar hoeft u ook geen hoge investeringen meer in een telefooncentrale te doen. Daarnaast krijgt u met VoIP de beschikking over meer functionaliteit, maar ook de mogelijkheid om meerdere locaties aan elkaar te koppelen, onderling gratis te bellen en mobiele telefonie compleet te integreren
Interview
De markt van de kinderopvang is vrijwel altijd in beweging en juist daarom is het voor Edwin Spaan van groot belang om een ict-dienstverlener te hebben, die actief meedenkt in oplossingen. "Dat doet Ratho al jaren met ons. Zowel van de hardware en software als systeembeer en helpdesk van Ratho maken wij gebruik", legt Spaan uit, die zo nu en dan ook wil klankborden. "Het is daarvoor geen probleem als ik de eindverantwoordelijke wil spreken voor advies."
"In principe moet er gebeuren wat de klant wil", aldus Spaan, die vertelt dat hij soms tegen het advies van Ratho ingaat. "Thomas geeft dan duidelijk aan hoe hij erover denkt, maar levert uiteindelijk wel een dienst of oplossing die aansluit bij mijn wensen." Spaan, zelf allesbehalve een leek op het gebied van ict, waardeert de heldere communicatie en feit dat Ratho daadwerkelijk meedenkt. "Hij geeft duidelijk het gevoel dat Ratho echt kwaliteit wil leveren en niet zo snel mogelijk zijn producten wil afzetten."
In de toekomst is het volgens Spaan realistisch dat De Kleine Wereld blijft groeien. Ook dan is hij voornemens bij Ratho te blijven. "Ik heb geen moment over een andere ict-dienstverlener gedacht. Hun systeembeheerder kent mijn organisatie goed. Dat is het prettige van het feit dat ik bij Ratho altijd met een vast contactpersoon kan werken. Dat komt de kwaliteit maar ook de werkrelatie zeker ten goede."
Edwin Spaan, directeur van kinderopvangorganisatie De Kleine Wereld