Teams-paperclip voor externen: wat dit voor jou betekent

Microsoft Teams staat het toevoegen van bestanden in chats met externe deelnemers binnenkort standaard aan, zo kondigde Microsoft op 25 september 2026 aan in bericht MC1479514. Het geldt voor jouw organisatie als je de instelling nooit zelf hebt geconfigureerd. Microsoft adviseerde beheerders om hun instellingen vóór de eerste week van november bij te werken, dus het is nu het moment om te kiezen hoe je dit wilt inrichten.

De exacte startdatum van de uitrol heeft Microsoft nog niet bevestigd; die volgt in het Message Center. Het goede nieuws: je hoeft niets te installeren en het kost geen extra licentiegeld. Je maakt vooral een keuze en informeert je collega's.

Wat er verandert: de paperclip werkt standaard in externe Teams-chats

Medewerkers kunnen straks via de paperclip of door slepen een bestand toevoegen in 1:1-chats, groepschats en vergaderchats met externe (federated) deelnemers. Wat daarbij gebeurt, is in het Message Center beschreven:

• Een bestand dat vanaf het apparaat wordt geüpload, komt in de OneDrive van de afzender. Bestanden die al in de cloud staan, blijven op hun plek.

• Teams geeft de chatdeelnemers automatisch rechten, binnen het bestaande OneDrive- en SharePoint-beleid.

• De afzender kan de rechten vóór het verzenden aanpassen of weghalen, en de toegang ook na het delen nog wijzigen of intrekken.

• Een geplakte link behoudt de rechten die het bestand al had.

Waarom Microsoft dit doet: minder handmatig rechten instellen

Microsoft wil dat delen met klanten, leveranciers en boekhouders soepeler gaat, zonder dat afzenders bij elk bestand handmatig rechten hoeven toe te kennen. De afzender houdt daarbij de controle over wie erbij kan.

Wat dit voor jou betekent, en wat gelijk blijft

Voor je medewerkers is dit een gemak: minder uitwijken naar e-mail of losse deelverzoeken. De keerzijde is dat externe chatdeelnemers automatisch toegang krijgen tot een bijgevoegd bestand. Wie het verkeerde bestand kiest, deelt het dus ook echt. Het helpt om het verschil uit te leggen: een bijgevoegd bestand krijgt automatisch rechten, een geplakte link houdt zijn eigen rechten.

Er verandert niets aan de extern-delen-instellingen van OneDrive en SharePoint. Bestaande toegangsbeperkingen, gevoeligheidslabels en domeinbeperkingen blijven gewoon gelden. Wat die instellingen nu toestaan, bepaalt dus wat externen straks kunnen openen. Bij Ratho zien we dat juist daar de winst zit: wie die instellingen op orde heeft, hoeft zich over de paperclip weinig zorgen te maken.

Wat je nu regelt: kies je instelling en informeer je team

1. Kijk welke waarde je nu hebt. Controleer in PowerShell met Get-CsTeamsFilesPolicy | Select Identity, FileSharingInChatsWithExternalUsers.

2. Kies een van de drie opties. Uitrol toestaan: dan hoef je niets aan te passen. Bijlagen uitzetten: gebruik Set-CsTeamsFilesPolicy -Identity Global -FileSharingInChatsWithExternalUsers Disabled. Bijlagen toestaan zonder automatische rechten: gebruik Set-CsTeamsMessagingPolicy -Identity Global -AutoShareFilesInExternalChats Disabled, waarna gebruikers zelf toegang verlenen voordat externen een bestand kunnen openen. Een beleidswijziging kan enkele uren duren voordat gebruikers die zien.

3. Controleer de deelinstellingen van OneDrive, SharePoint en Microsoft Entra, en je vertrouwelijkheidslabels. Die bepalen wat externe ontvangers uiteindelijk openen.

4. Bepaal welke bestanden medewerkers wel of niet extern mogen delen, en leg dat uit vóór de uitrol. Informeer ook de helpdesk en werk je gebruiksinstructies bij.

Bronnen

• Microsoft Message Center: MC1479514, Improved file sharing experience in external chats

• Uitrolplanning en advies voor beheerders: MC1479514 in het overzicht van Merill